SalesforceとGoogleスプレッドシートを連携する方法

連携の相談で最初に確かめるのは、データがどちらからどちらへ流れるかです。向きは3つあります。

Salesforce → スプレッドシート（読み出し）

商談やリードをシートに出して、集計・加工・共有に使う。Salesforceのデータは変わらないので、失敗しても被害は小さい

スプレッドシート → Salesforce（書き込み）

シートで管理している台帳や、外部から受け取ったリストをSalesforceに反映する。Salesforceのデータが書き換わるので、設計を誤ると重複や上書きの事故が起きる

双方向

両方で編集し、互いに反映する。どちらの値が正しいかの決まりがないと、更新のたびに値が行き来して壊れる。できるだけ避け、どちらかを正にする

読み出しだけなら、どのやり方でもたいてい困りません。慎重に選ぶ必要があるのは、書き込みを含むときです。

1. スプレッドシートのアドオン

Googleの「Data connector for Salesforce」や、Coefficientなどの有料アドオン。画面の操作だけで、Salesforceのレポートやオブジェクトをシートに取り込める。定期更新や書き戻しに対応するものもある。読み出し中心で、まず試したいときに向く。書き戻しの条件や料金はアドオンごとに違うので、導入前に確かめる

2. iPaaS（MakeやZapierなど）

「シートに行が増えたら、Salesforceに作成・更新する」のような流れを、画面でつないで作る。ほかのSaaSも同じ流れに入れたいときに向く。実行回数で料金が増えるので、件数が多いと費用がかさむ

3. Salesforceのデータローダー

CSVを手で取り込む。月に1回の一括更新なら十分。定期実行にするにはサーバーと設定が要る

4. Google Apps Script（GAS）で組む

シートに付いているスクリプトから、SalesforceのAPIを呼ぶ。追加の費用がかからず、項目の変換やエラー通知を自由に書ける。コードを持ち続ける人が要る

迷ったら、読み出しはアドオン、書き込みを定期的に回すならGASかiPaaS、と分けて考えると選びやすくなります。

書き込みを含む連携でつまずく原因は、ツールの選び方より、次の3つが決まっていないことにあります。

正しい値の持ち主

会社名や担当者は、シートとSalesforceのどちらが正しいのか。項目ごとに決めて、表にしておく。決めないまま両方で直すと、同じ顧客の情報がシステムごとに食い違う

突き合わせのキー

シートの1行が、Salesforceのどのレコードに当たるか。会社名で突き合わせると、表記ゆれで重複が増える。Salesforceに外部ID（シートの行IDなど）を持つ項目を作り、それをキーに「あれば更新、なければ作成（upsert）」にする

失敗したときの扱い

1,000行のうち3行だけ失敗したとき、どう気づき、どう直すか。失敗した行を通知し、キーで突き合わせていれば、もう一度流しても重複しない作りにしておく

この3つは、仕組みの設計の「連携」で扱っている論点そのものです。1本の連携でも、決めておくと作り直しが減ります。

シートからSalesforceへ、毎時や毎日、無人で反映する場合の構成です。

認証

SalesforceのConnected Appで、Client Credentials Flowを使う。ブラウザでのログインが要らず、連携専用のユーザーの権限で動くので、定期実行に向く

書き込み

REST APIのcomposite/sobjectsで、外部IDをキーに200件ずつupsertする。数千件を超えるならBulk API 2.0に切り替える

実行

GASの時間主導トリガーで定期実行する。1回の実行は6分までなので、件数が多いときは分けて流す

権限

連携専用のユーザーに、更新する項目だけを編集できる権限セットを付ける。「すべてのデータの編集」は付けない。Consumer Secretはスクリプトのプロパティに置き、コードに直接書かない

通知

失敗した行と理由をメールで送る。誰が受け取り、誰が直すかも決めておく

設計の進め方は「連携は、コードを書く前に9割決まる」にまとめています。

いまスプレッドシートとSalesforceの両方にある項目を1つ選んでください。値が食い違ったとき、どちらを正しいとするかを、チームの全員が同じように答えられるでしょうか。答えが分かれるなら、連携を組む前に、その決まりを1行で書くところから始めるのがよいと思います。