「ツールはたくさん入れたのに、結局どこを見ればいいかわからないんです」

家は、部屋ごとに役割を決めておくと片づきます。台所で寝始めたら、片づきません。ツールも同じで、先に役割を決め、家具を選び、置き方を決め、定期的に片づけます。データやプロセスの合意が先にあり、ツールはその合意を載せる「器」です。

役割の分担

何を、どのツールで担うか。同じ仕事を2か所に置いていないか（この記事）

足りる最小

標準の機能で足りるか。足すたびに保守が増えることを承知しているか（この記事・設定編）

片づけられる

変更の流れ、棚卸し、乗り換えの出口があるか（運用編）

営業の仕組みのツールは、大きく3つの役割に分けると整理できます。

記録

顧客・商談・活動の正しい記録を持つ。SFA/CRM

実行

見込み客へ働きかける、通知する、自動で動かす。MA、メール・架電ツール、Slack、iPaaS

分析

集めて、集計して、読む。分析基盤（DWH）、BIツール

壊れ方は決まっています。同じ機能を複数のツールが持つ（商談の状況がSFAにもスプレッドシートにもある）、部署ごとにツールが増える、役割を超えた使い方をする（SFAに分析の集計を詰め込んで重くなる）。打ち手は、ツールごとの役割を1行で書くことと、「1つの仕事は1か所」を原則にすることです。「このツールは何のためにあるか」に答えられないものは、重複か不要を疑います。

家具は、デザインや値段だけで選ぶと部屋に入りません。先に部屋の広さと使い方を測ります。ツールも、機能の一覧表を比べる前に、自社の運用で必要な要件を決めます。

必須（Must）

ないと業務が回らないもの。ステージ管理、権限の分け方、既存システムとの連携など。3〜5個に絞る

あれば良い（Want）

あると楽になるもの。画面の見た目、分析の自動化など

運用の条件

入れたあとに続けられるか。管理できる人、費用、サポート

ここで先に反論しておきます。「機能が多いツールのほうが、あとで困らないのではないか」と思うかもしれません。ですが、使わない機能に費用を払い、必要な機能の設定は難しくなります。導入費だけで比べず、ライセンス・初期設定・運用の人件費・アドオンを、3年分の総額で見ます。そして、そのツールを管理する人を、選定の時点で決めます。管理者がいないなら、シンプルなものを選びます。

洋服は、既製品で足りるなら買えばよく、仕立てるほど、直すときに手間と費用がかかります。ツールも、足すたびに保守が増えます。

標準機能

そのまま使う。ベンダーが保守するので軽い

設定

項目・画面・ルールを、画面の操作で変える。軽〜中

ローコード

フローや自動化ツールで処理を組む。作った人が必要

コード

プログラムを書く。開発者が必要で、最も重い

標準→設定→ローコード→コードの順に検討し、一段上げるときは、なぜ下の段で足りないかを書き残します。カスタムには持ち主と説明書をつけます。現場の要望をそのまま全部作ると、カスタムが積み上がり、誰も全体を把握できません。要望は、業務のやり方を標準に寄せることで解決できないかを、先に考えます。

使っているツールを、役割とあわせて言えますか？

言えなければ、機能の重複や、使われていないものがある

同じ情報を、2つ以上のツールに手で入れていませんか？

入れていれば、正しい値がわからなくなる

選んだ理由を、「必須の要件」で説明できますか？

できなければ、機能の多さや評判で選んだ可能性がある

カスタムのうち、標準で代替できるものはありませんか？

あれば、保守を減らせる

SFAは、SalesforceとHubSpotのどちらを選べばよいですか

先に必須の要件を決め、それを満たし、運用できるほうを選びます。機能の比較は目的ではありません。構築の範囲とフェーズの考え方はSalesforce導入のスコープ設計でも扱っています

使っているツールを全部書き出してみてください。それぞれの役割を、1行で言えるでしょうか。言えないものは、重複か、誰も管理していないツールかもしれません。