「項目は増える一方で、入力は減る一方です。何がおかしいんでしょうか」

引き出しにラベルを貼らずに物を入れると、あとで探せません。項目も、1つの意味に1つの名前をつけ、決めごとをそろえます。

1項目1意味

「連絡先」に電話とメールを混ぜず、分ける

型

自由入力か、選択肢か、数値か、日付か。集計に使うものは選択式にする

必須

いつ必須にするか。作成時ではなく、ステージ移行時に絞る

名前の規則

接頭辞などをそろえる。選択肢を勝手に増やさない

壊れ方は、項目が際限なく増える、似た項目が複数ある（失注理由が3つある）、自由入力の表記ゆれ、選択肢の「その他」が最多になる、です。打ち手は、新しい項目を作る前に「誰が、いつ、何のために入力し、何に使うか」を答えさせることです。答えられない項目は作りません。項目の辞書（名前、意味、型、入力者、使い道、オーナー）をつくります。

使いにくい申込書は、書く前に諦めたくなります。入力画面も、負担が大きいと入力されなくなります。プロセスの出口条件を、入力規則として実装する場所でもあります。

項目の出し分け

ステージや役割に合った項目だけを見せる

必須項目

次に進むために本当に要るものだけ。増やしすぎると、適当な値で埋められる

自動入力

入力済みの情報や外部情報から自動で埋める。入力を減らすことが、データの質を上げる最短の道

入力規則が現場の実態に合っていないと、回避するために別のスプレッドシートが生まれます。商談1件の登録・更新に何分かかっているかを、実際に測ります。

家の鍵は、家族には全部の部屋を、宅配業者には玄関だけを渡します。権限も、最小から始めます。

最小の権限から始める

足すときは、理由と期限を残す

異動・退職の手順に入れる

アカウントと権限の変更を、人事の手続きと連動させる

管理者権限は絞る

2〜3人にし、日常の作業は管理者でないアカウントで行う

機密は項目レベルで制限

個人情報や単価は、見られる人を理由とともに限る

最初に広い権限を渡すと、誰でも全顧客を見てエクスポートでき、情報漏えいや誤削除のリスクが生まれます。四半期に一度、権限の棚卸しをします。共有モデルの詳細は営業データの運用編にあります。

目覚ましをスマホと時計と家族の声で3重にかけると、どれが鳴ったかわからなくなります。自動化も、複数の場所に同じ処理があると、どれが動いたかわかりません。

SFAの中（フロー・入力規則）

そのレコードの更新に伴う処理。順番が重なると競合する

MA

見込み客への配信、スコアリング。SFAと同じ項目を更新すると衝突する

iPaaS・スクリプト

システムをまたぐ処理。担当が属人化しやすい

人

判断が要る処理。任せる基準を決める

自動化の一覧表（何を、どこで、いつ、誰が持ち主か）をつくります。1つの項目は、1つの自動化だけが更新するようにします。「人が判断する場所」を先に決めてから自動化します。判断を自動化すると、誤りが広がります。

半年間一度も入力されていない項目は、いくつありますか？

あれば、画面を重くし、入力を妨げている

商談1件の登録・更新に、何分かかっていますか？

測っていなければ、入力の負担を把握できていない

退職者のアカウントは、すべて無効になっていますか？

残っていれば、使われ続けるリスクがある

同じ項目を更新する自動化が、2つ以上ありませんか？

あれば、値が上書きされ、原因が追えなくなる

いま使っている画面の項目を、1つ選んでください。その項目を、誰が、いつ、何のために入力し、何に使っているか、答えられるでしょうか。答えられない項目は、減らす候補です。